Das Dokumentationsmanagement in Bauprojekten umfasst die systematische Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung aller relevanten Unterlagen, die während des gesamten Bauvorhabens entstehen. Von der ersten Skizze bis zur finalen Übergabe an den Auftraggeber wird eine enorme Menge an Bauunterlagen generiert. Der Fokus liegt darauf, diese Prozesse optimal zu steuern. Ein spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen hat sich als ausgewiesener Experte, insbesondere für den Hoch- und Industriebau, auf dieses komplexe Feld konzentriert.
Herausforderungen und Notwendigkeit der Baudokumentation
Die Bedeutung einer sorgfältigen Baudokumentation wird in der Baubranche oftmals unterschätzt oder erst spät erkannt. Viele Bauunternehmen betrachten sie immer noch als lästiges Beiwerk, während die Anforderungen seitens der Bauherren an die Vollständigkeit und Qualität stetig steigen. Gleichzeitig sehen sich Projekt- und Bauleiter mit wachsendem Zeitdruck konfrontiert, da Bauprojekte immer schneller fertiggestellt werden müssen. Dieses Ungleichgewicht führt dazu, dass die Dokumentation häufig zu spät in den Fokus rückt.
Für den Bauherrn ist eine lückenlose Dokumentation jedoch unabdingbar für den späteren Betrieb der Immobilie, der sich über viele Jahre erstreckt. Eine gezielte Betreibung – also der Betrieb, die Wartung und die Instandhaltung des Gebäudes – ist ohne die entsprechenden Unterlagen (z. B. technische Spezifikationen, Zulassungen) nicht möglich.
Einsatzbereich und Kundenstruktur
Die Dienstleistung des spezialisierten Anbieters ist nicht zwingend an die Größe eines Bauvorhabens gebunden, wird jedoch mit zunehmender Komplexität des Projekts immer wichtiger. Gearbeitet wird vorrangig mit großen Industrieunternehmen, die entweder als Generalunternehmer (GU) oder als Einzelgewerke agieren. Das Ziel der Dienstleistung ist die Aufbereitung der gesamten Dokumentation. Beispielsweise genügt es dem Hersteller von Türen, eine einfache Stückliste zu liefern – der Dienstleister generiert daraus die vollständige Revisionsdokumentation des Gewerkes, sodass der Kunde erheblich entlastet wird.
Stolpersteine und die Rolle des Dienstleisters
Das Dienstleistungsunternehmen nimmt oft die Rolle eines neutralen Vermittlers ein. Dies ist notwendig, da die Dokumentationspflicht die unterschiedlichsten Projektbeteiligten betrifft – vom Trockenbauer bis zur Mess-, Steuerungs- und Regelungstechnik (MSR-Technik). Einer der größten Fallstricke sind fehlende oder unklare Vorgaben des Bauherrn zu Beginn des Projekts. Werden diese Anforderungen erst kurz vor Abschluss formuliert, erfordert die nachträgliche Umsetzung einen erheblichen zeitlichen und personellen Mehraufwand.
Um dies zu vermeiden, ist eine zeitnahe und eindeutige Kommunikation der Bauherrenwünsche erforderlich, idealerweise bereits zur Angebotsphase, um den erwarteten Aufwand der Dokumentenerstellung korrekt einzuschätzen und die Archivierung von Dokumenten frühzeitig zu strukturieren. Die Komplexität ergibt sich auch aus dem technischen Spektrum der Gewerke, welches ein breites technisches Fachwissen aller Beteiligten voraussetzt.
Projektabwicklung und Arbeitsweise mit der Spezialsoftware
Der Prozess beginnt mit der finalen Abstimmung und Festlegung der Dokumentationsstruktur entsprechend den Vorgaben des Auftraggebers. Diese Struktur wird in der Spezialsoftware angelegt und mit dem Online-Portal synchronisiert.
Anschließend erfolgt die Nutzer- und Rechteverwaltung: Jedem Nachunternehmer und Projektbeteiligten werden individuelle Zugriffsrechte zugewiesen. Dies gewährleistet, dass die Beteiligten ausschließlich die für ihr Gewerk relevanten Bereiche einsehen und bearbeiten können.
Die Projektbeteiligten stellen ihre Unterlagen strukturiert im Portal ein, versehen mit Metadaten (definierte Zusatzinformationen) zur eindeutigen Benennung. Bei kleineren Gewerken kann der Dienstleister die Einpflege der Daten übernehmen. Eine wichtige Funktion ist die Nutzung von Platzhaltern für Unterlagen, die noch erwartet werden (z. B. Abnahmebestätigungen).
Die Spezialsoftware nutzt eine automatisierte Synchronisation, um alle Aktivitäten im Portal zu erfassen. Das Dienstleistungsunternehmen führt eine formale Prüfung der Unterlagen durch. Dabei wird die Eindeutigkeit der Dateinamen überprüft und die Gültigkeit von Zertifikaten und Zulassungen sichergestellt – auch im Hinblick auf den Zeitpunkt der geplanten Abnahme. Änderungen und Korrekturen können direkt in der Software vorgenommen und synchronisiert werden. Zudem ermöglicht die Anwendung die Auswertung des Web-Status der Dokumente (geprüft, ungeprüft, mit Anmerkungen).
Digitale und papierbasierte Dokumentation
In der finalen Projektphase wird die digitale Revisionsdokumentation oder eine Papierdokumentation erstellt. Das Ergebnis hält sich exakt an die im Portal erarbeitete Struktur und ein einheitliches Layout, das den Bauherrenvorgaben entspricht.
Ein zentrales Merkmal der digitalen Dokumentation ist ein erweitertes Inhaltsverzeichnis. Dieses erlaubt eine direkte Navigation zu den jeweiligen Dokumenten sowie eine Volltextsuche innerhalb der Unterlagen. Diese Funktion unterstreicht die Notwendigkeit der eindeutigen und korrekten Benennung der Dokumente, da nur so eine effiziente Suche für den Betreiber gewährleistet ist. Des Weiteren werden über die Spezialsoftware alle notwendigen Begleitmaterialien wie USB- oder CD-Labels, Ordner-Rücken und Deckblätter erstellt.