Viele Unternehmen verfügen über eine umfangreiche Verwaltung, in der jeden Tag ein großer Bedarf an unterschiedlichsten Büromaterialien herrscht. Diese erzeugen jedoch nicht selten hohe Kosten, die sich durch einfache Maßnahmen reduzieren lassen.
Warum sind hohe Kosten im Büroalltag für viele Unternehmen ein Problem?
Viele Unternehmen versuchen vermeidbare Kosten schnell aufzudecken und zu vermeiden. Eine der wichtigsten Kostenstellen ist dabei der interne Bedarf an Büromaterialien in der Verwaltung, wie sie in jedem Unternehmen vorkommen. Nicht selten stecken hier zahlreiche Einsparungsmöglichkeiten, welche auf den ersten Blick nur geringe Auswirkungen auf die Kosten haben, aber über den gesamten Jahreszeitraum schnell eine vier- bis fünfstellige Einsparung ermöglichen, ohne dabei den Arbeitsalltag im Büro grundsätzlich oder gar negativ zu beeinflussen.
Es verwundert daher kaum, dass immer mehr Unternehmen eine generelle Bestandsaufnahme vornehmen, um unnötige Verschwendungen von Büromaterialien zu vermeiden oder an einigen Stellen sogar gänzlich darauf zu verzichten. Hier fällt dann beispielsweise oft das Motto „Papierloses Büro“ als Zielvorgabe, was jedoch nur in den wenigsten Fällen wirklich umgesetzt wird. In der Praxis geht es in der Regel viel mehr darum, unnötige Verbräuche zu lokalisieren und diese neu zu justieren.
Welche Faktoren erzeugen die höchsten Kosten beim Bürobedarf?
Zu den Büromaterialien mit den häufigsten Verbräuchen gibt es eine ganze Liste von unterschiedlichsten Gegenständen. Dabei gehören etwa Papiere wie klassisches Drucker- und Kopierpapier, Stifte, Radiergummis hin zu Klebstoffen, Notizblöcken und Briefumschlägen in den verschiedensten Varianten zu den am meisten verwendeten Büromaterialien im Alltag. Der Verbrauch ergibt sich dabei nicht selten weniger durch die tatsächliche Nutzung und den Bedarf, sondern eher aus der Menge, welche ungenutzt oder durch falsche Nutzung unnötig erzeugt wird.
So werden häufig große A4-Blätter für ein oder zwei Notizen verwendet und nach der Erledigung weggeworfen, statt einen kleinen Notizzettel zu verwenden, wodurch die verbrauchte Papiermenge oft um bis zu 80 % reduziert werden kann. Dies kommt nicht nur den Kosten im Unternehmen, sondern auch der Umwelt zugute. Ähnlich verhält es sich mit Klebstofftuben oder Stiften. Nicht selten werden diese frühzeitig entsorgt, obwohl noch eine nützliche Restmenge vorhanden ist. Auch hier sollte deutlich ressourcenschonender mit den Büromaterialien umgegangen werden.
Wie lassen sich insbesondere unnötige Druckkosten vermeiden?
Ein eigenes Kapitel zur Kostenreduzierung ist das Thema Bürodrucker. Denn auch hier gibt es zahlreiche Möglichkeiten, um unnötige Kosten zu vermeiden. Vorwiegend Tintenpatronen sind dabei ein wichtiger Bestandteil. Um die Kosten deutlich zu senken, können Unternehmen beispielsweise auf alternative Druckerpatronen von Drittanbietern zurückgreifen, die nicht selten bis zu 70 % günstiger sind und oft sogar mehr Druckertinte enthalten. Aber auch dann ist das Einsparpotenzial bisher nicht vollständig ausgereizt, denn oft wird ein niedriger Tintenstand schon recht frühzeitig per Warn-LED auf dem Drucker oder als Nachricht auf dem Display angezeigt und um einen Austausch der Tintenpatronen gebeten. In vielen Fällen lassen sich auch dann noch etliche Seiten ausdrucken, ohne dass die Druckqualität darunter leidet. Die Druckerpatronen sollten also im Idealfall bis zum letzten Tropfen ausgereizt werden, bevor sie ausgetauscht werden.
Eine weitere interessante Möglichkeit, um die Druckkosten zu senken, ist der Verkauf von leeren Druckerpatronen an entsprechende Dienstleister, statt diese einfach wegzuwerfen. Je nach Druckermodell und Patronentyp lassen sich auf sehr einfache Art und Weise schnell bis zu vier oder fünf Euro pro Patrone erzielen, sofern die Patronen nicht nur leer, sondern auch in einem einwandfreien Zustand sind. So schont man nicht nur das Bankkonto des Unternehmens, sondern kann auch etwas für die Umwelt tun.
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Das Fazit
Der Bedarf an Büromaterialien ist trotz zunehmender Digitalisierung ungebrochen und teilweise sogar noch gestiegen. Für viele Unternehmen ist dies ein wichtiger Punkt, um den Verbrauch besser zu überprüfen und ggf. Möglichkeiten zur Reduzierung des Verbrauchs von Büromaterialien wie Papier, Stiften und Druckertinten aufzuzeigen.