Für Selbstständige und Unternehmen ist es entscheidend, ihre Buchhaltungsunterlagen ordnungsgemäß zu archivieren. Diese Pflicht ergibt sich sowohl aus dem Handelsgesetz als auch aus steuerrechtlichen Vorschriften. Klare Kenntnisse über die verschiedenen Aufbewahrungsfristen sind essenziell, um rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen und mögliche Strafen zu vermeiden.
Es gibt zwei wesentliche Fristen, die beachtet werden müssen: sechs Jahre und zehn Jahre. Diese Zeiträume beziehen sich auf unterschiedliche Arten von Dokumenten und bestimmen, wie lange diese Dokumente zugänglich und abrufbar sein müssen. Eine sachgemäße Aufbewahrung bedeutet nicht nur die Unterlagen physisch zu erhalten, sondern auch sicherzustellen, dass sie jederzeit im Originalzustand eingesehen werden können.
Zehnjährige Aufbewahrungsfrist
Für alle steuerlich relevanten Unterlagen gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Diese Verpflichtung umfasst eine Vielzahl von Dokumenten, die Sie ordnungsgemäß archivieren müssen. Zu diesen Unterlagen gehören Ihre eigenen Rechnungen sowie jene, die Sie von Geschäftspartnern erhalten. Auch Kontoauszüge und Steuererklärungen müssen über diesen Zeitraum hinweg einsehbar bleiben.
Ebenso sind auch die Umsatzsteuervoranmeldungen, Inventarlisten und Jahresabschlüsse von dieser Frist betroffen. Diese Dokumente bilden die Grundlage Ihrer steuerlichen Dokumentation und müssen daher sorgfältig aufbewahrt werden, um bei Bedarf nachgewiesen werden zu können.
Die zehnjährige Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Dokumente erstellt wurden. Diese Regelung gewährleistet, dass alle relevanten Daten für die vorgeschriebene Zeitspanne abrufbar sind. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sollten Sie die Dokumente durch sichere Aktenvernichtung ordnungsgemäß und datenschutzkonform entsorgen, um den Schutz vertraulicher Informationen zu gewährleisten.
Sechsjährige Aufbewahrungsfrist
Neben den Kern-Steuerunterlagen gibt es zahlreiche Dokumente, die unter die sechsjährige Aufbewahrungsfrist fallen. Diese kürzere Frist gilt insbesondere für geschäftliche Korrespondenzen, die für die steuerliche Transparenz und Dokumentation wichtig sind. Hierzu zählen E-Mails, Briefe, die Sie versenden oder empfangen, sowie Angebote, die Sie potenziellen Kunden machen.
Auch Mahnungen, die Sie verschicken, sowie Verträge mit Geschäftspartnern müssen für sechs Jahre archiviert werden. Diese Unterlagen geben wichtige Einblicke in Ihre Geschäftsbeziehungen und können im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt als Nachweis Ihrer Geschäftstätigkeiten dienen.
Die Frist von sechs Jahren beginnt ebenfalls mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Dokumente entstanden sind. Eine ordnungsgemäße Aktenvernichtung nach Ablauf dieser Frist ist notwendig, um den Datenschutz zu gewährleisten und unerwünschten Zugriff auf sensible Informationen zu verhindern.
Konsequenzen bei Nicht-Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Wenn Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen nicht einhalten, kann dies ernsthafte steuerliche Folgen haben. Das Finanzamt hat in diesem Fall das Recht, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Das bedeutet, dass Ihre Umsätze und Gewinne anhand von Annahmen und ohne Belege ermittelt werden, was meist zu Ihrem Nachteil ausfällt und zu erheblichen Nachzahlungen führen kann.
Fehlende oder nicht nachvollziehbare Unterlagen können darüber hinaus den Verdacht auf Steuerhinterziehung erwecken. In solch einem Fall drohen Ihnen nicht nur hohe Geldstrafen, sondern auch strafrechtliche Konsequenzen, die im schlimmsten Fall mit einer Gefängnisstrafe enden können.
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Beginn und Ende der Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfristen beginnen erst nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument erstellt wurde. Diese Regelung bedeutet, dass die Frist nicht mit dem tatsächlichen Erstellungsdatum des Dokuments, sondern erst mit dem Jahreswechsel beginnt.
Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Wenn Ihre Steuererklärung für das Jahr 2020 im Februar 2022 fertiggestellt wird, beginnt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2023 und endet am 31. Dezember 2032.
Das korrekte Berechnen dieser Fristen ist entscheidend, um die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten und mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden. Um sicherzugehen, dass alle Dokumente rechtzeitig aufbewahrt werden, empfiehlt es sich, die Unterlagen über die gesetzliche Frist hinaus für zwei bis drei Jahre zu archivieren. Auf diese Weise sind Sie vor unvorhergesehenen Umständen geschützt und erfüllen Ihre Pflichten umfassend.